E-Rechnung-Pflicht für Handwerker: Was jetzt zu tun ist
Die E-Rechnung wird für Handwerksbetriebe Pflicht. Hier steht ohne Fachchinesisch, ab wann was gilt — und wie Sie es ohne Mehraufwand umsetzen.
Die Fristen im Überblick
- Seit 2025: Alle B2B-Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können.
- Ab 2027: Pflicht zum Senden für Betriebe über 800.000 € Jahresumsatz.
- Ab 2028: Pflicht zum Senden für alle.
Kein Ersatz für Steuer-/Rechtsberatung — die konkrete Umsetzung mit Ihrem Steuerberater abstimmen.
Was Ihr Betrieb konkret tun muss
Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können — eine reine PDF-Ablage genügt nicht.
Steuernummer bzw. USt-IdNr., vollständige Adressen und ein lückenloser Rechnungsnummernkreis (§ 14 UStG).
Rechnungen im Format ZUGFeRD/Factur-X oder XRechnung erzeugen — idealerweise automatisch aus dem Angebot heraus.
E-Rechnungen unveränderbar und 10 Jahre aufbewahren.
Der einfache Weg mit Auftragswerk
Aus einem angenommenen Angebot wird per Klick eine Rechnung — als fertige E-Rechnung (ZUGFeRD/Factur-X) mit eingebetteter XML, lückenloser Nummer und Pflichtangaben nach § 14 UStG. Der Versand läuft mit eingebauter Empfänger-Prüfung, damit nichts beim falschen Kunden landet.
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Ab wann müssen Handwerker E-Rechnungen können?
Seit 1. Januar 2025 müssen alle deutschen B2B-Betriebe E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das verpflichtende Senden folgt ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 € Umsatz und ab 2028 für alle.
Reicht ein PDF als Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Papier ist keine E-Rechnung. Nötig ist ein strukturiertes Format wie ZUGFeRD/Factur-X (XML im PDF eingebettet) oder XRechnung.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
XRechnung ist ein reines XML-Format (v. a. für öffentliche Auftraggeber). ZUGFeRD/Factur-X kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteter XML — praktisch für den Handwerksalltag, weil Mensch und Maschine dieselbe Rechnung nutzen.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen ebenfalls empfangen können. Beim Ausstellen gibt es Erleichterungen — die genaue Ausgestaltung sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären.